自分なりには、「〇〇日に作業予定なので、〇〇日には提出します」という共有をして、「解りました」と話ができていたのですが・・・。
相手が凄く焦っていらっしゃるので、確認をしてみると、意外な事が。
事前に共有したスケジューリングで大丈夫だと思っていらっしゃったそうです。
オーダー通り10日前より前には提出物も提出したので、相手に何かがあっても大丈夫なように仕事をできたつもりだったのですが、相手のスケジューリングの中で、その提出物に対しての後のプロセスが一つ抜けていたそうで、そのスケジューリングだとギリギリだったのだとか。
そのため、一度提出した後に「すみません。今すぐここを訂正お願いしてほしいんです。」と慌てて連絡が入りました。
何とか対応できそうだったので、間を縫って対応はできましたが、これが研修で全く連絡が取れなかったらどうなっていたのだろうか。と思いながらも、訂正しなければならない部分があったのは私の落ち度だからと思い、対応を終わりました。
すると、すぐに対応したのですが、相手の「今すぐ」には間に合わなかったらしく、「すみません。急いでいただいたのですが、すでに出かけてしまったので、明日でも充分です。」と。
1時間もしないうちに対応が終わったのですが、それでも遅かったと・・・。
「対応が遅れてすみません」と申し上げると、「いえいえ。私が後工程を考えず、出張の予定を入れてしまったんです。準備が追い付かなくて、戻ってからの予定を調整するので大丈夫です。」とのことでした。
仕事が一人で完結しないことは多いと思いますが、いくら共有していてもお互いがそれぞれに予定があるので、私も1回共有して満足しないで、もう少し確認していたら良かったなと思いました。
相手の落ち度でしょ、という問題ではなく、私も手直しがありましたし、相手のその後の状況も私は存じ上げず、相手にとっては〇〇日の朝と思っていたのかもしれません。もう少し細かな打合せがあって、お互いのゆとりを持った仕事ができるのかなと、反省しました。
相手があっての仕事というのは、日々の事ですが、改めて進捗の共有の際の共有の仕方をこれから工夫していきたいと思います。
共有が大切といいますが、きっと共有ばかりしていたら、進まなくなる仕事も出てきます。何を共有すれば、この人との仕事はうまくいくのか、はきっとそれぞれ違うはずなのに、一つのやり方に固執するから、全部に時間がかかる事をやっている気がします。
例えば会議・・・。
一度失敗すると、あれもこれもと会議の時間が延びるけれど、本当に今必要な事は？集まらなくちゃならない事と、集まらなくてもできることもあるのでは？会議するなら、もっと生産的な、創造的な会議がいいなと思う事もありますものね。
もっと相手との円滑な仕事のために行っている共有であれば、その相手や成果物に合わせた共有が必要なのではないでしょうか。
今回の場合は、その人とは時間も含めた共有があれば、違ったのかもしれませんね。これからその相手との仕事の場合には、時間も気を付けようと思います。
あなたは、本当に相手に合わせた共有をされていますか。
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