必要な会議ってどんなもの？

会議ってどんな会議が必要なのか。
きっと考え方によっても違うでしょう。しかし、会議っていわゆる「コスト」です。コストが有益なものかどうかの見極めって非常に重要だと感じました。

ある企業様で、売上が上がらないと深刻に悩まれている企業様がありました。
コンサルタントではないのですが、会議運営のプロとしてその企業様に携わる事になりました。

すると、会議が多すぎて、そもそもどの会議に携わるのか、A会議とB会議との違いは何か。参加者が一緒だけれど、敢えて分けているのはどんな意味があるのか。解らないことだらけで、まずは会議に一通り参加させていただいた上で、会議主催者達と打合せをしました。

会議の意義と内容のダブリの排除、メンバーの改めての選定など、会議のあり方そのものを考えて、一つの会議の時間も決めました。
決めた後に、改めて「会議の投資価値」について、見直しをし、文書やメール、個別での情報共有や、朝礼の際の報告だけで終わるものも簡略化しようと話し合いをしました。
それだけで、会議の量が三分の一になりました。

会議の量が減った分だけ、実働時間を増やしていこう。その実働時間で何ができるかについても短くなった会議で話し合う事になったため、時間を持て余すのではなく、有効な時間の活用もしようとなりました。

その状態からスタートし、数ヶ月が経ちましたが、会議は減ったのですが、情報共有の仕組みが出来てきて、会議参加者も事前準備をして会議に望み、会議もより有意義になっただけでなく、売上にも変化が出始めました。

そうなると、企業全体に活気が出てき始めます。

会議の運営自体ももちろんですが、それ以前に「この会議ってどんな意味があるの？」という事と、メンバーの選定。そして何よりも企業であれば「会議の費用対効果」についても考えていく必要があるのではないでしょうか。
その点がしっかり組み立てられ、運営されることで、次の実働の行動変化や成果につながっていくのではないでしょうか。

今一度問います。
その会議は本当に必要ですか。
必要であれば、何のための会議ですか。
その会議がより有意義になるためには、誰が参加すると良いですか。

運営前にあり方について見直してみませんか。