企業様と関わるようになって、会議の進行役（ファシリテーター）や進行役のコーチをすることもあります。私自身も以前は社内会議に対し「この会議にどんな意味があるの？時間の無駄ではないか」と思っていたことさえありました。しかし、ちょっとしたことで有意義な会議にできるようになったのです。
皆さん、有意義な会議という事を求めていると、無意味にしないためにやたら時間の長い会議になってきます。そして、最後には疲れてこの辺りでと妥協したり、次回にしましょうとなったり、結局なんだったんだと思う会議だって少なくないのではないでしょうか。
ですから、そうした会議を総称して「効率が悪い会議」という表現をしていませんか。であれば、効率の良い会議というのは、「短時間（或いは決められた時間）で、有意義な会議」ということになります。
では、どうしたら有意義な会議になるのでしょうか。何があれば有意義なのか。
まず会議の方法やスタイルもいっぱいある中で、今日はいったい何を目的にした会議なのかという目的があり、これを決めたい・多くの視点を出したいなどゴールがあります。
目的とゴールが明確でないと、その会議は成立しません。そして、その二つを有意義なものにするためには、メンバーの選定や行う内容を事前に示して準備があれば各々してもらうための段取りが必要になります。準備がいかに大切かということではないでしょうか。
そして次の段階でみんなが発言しあえる環境作りです。発言しあえる環境がないと結局はそこにいるだけで何も発言もせず、考えもしないで終わってしまうことだってあります。受け身の姿勢になってしまうのです。それでは会議のメンバーである意味がなくなってしまいます。
ですから、発言する場作りというのは欠かせません。その場を作ることが、本当は会議運営の中で一番難しい部分になってくるのではないでしょうか。私の場合は、発言のない人には「今聴いててどう思った？」と感想などを聴いて、口を開いてもらうこともあります。何より始まるときに、何でも言っていいよと声をかけた後に、身近な話題に触れながら口を開くという事をしておくと、その後も発言しやすくなるようです。
会議終了時も今日話したことのまとめだけでなく、この会議をどう生かしていくのか、次回はいつなのか、それまでに何をしておけばいいのかなどの確認をしておくと、会議が終わったら全て終了という状態に陥ることを防ぐことができます。
段階をおって文で伝えてみましたが、ポイントは３つ。
１．成果や内容に終始するだけはなく、メンバーがいかに参加しやすい状態をつくるか
２．準備・会議開始・会議運営・会議終了と段階によって求められるものが明確になっているか
３．目的とゴールが明確で、事前に共有できているか
だと私は思います。
特に、１に関しては、客観的立場の進行役が一番見られる状態ですので、進行役はただ内容に注力するだけでは会議の効率化はありえないのです。
時間を決めてはじめることもそうですし、事前の準備に何が必要なのかを考えると、結構事前準備の段階で、メンバーの参加意欲も左右させてしまうことにもなりかねないということです。
そして、そのメンバーが自由に発言できる環境を作り出せているのか。
進行役のお仕事は事前準備から始まっていることをお忘れなく。
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