ネイティブコーチのひとりごと

ネイティブコーチと仲間から言われるsmilecoachの考え方、コーチング的要素、日々の生活や研修講師・リーダーを楽しむ様子からのsmilecoach自身の気付きを毎日お伝えします。

効率のよい会議とは?

   

おかげ様で会議運営をさせていただくような機会がありますが、ファシリテートするだけではなく、コンサル的に会議運営の見直しのお手伝いをさせていただく機会も何度かいただく事があります。その中で気づいた事の一部ですが、お話できたらと思います。

「会議運営について、外部から関わって欲しい。しかも社員感覚も経営感覚も体験されている貴方にお願いしたい」という事で、お話を頂くことがありました。私にできることであればと、すぐにお受けするのではなく、1回~数回、普段の会議を拝見させていただきました。
その時の運営状況、その場の雰囲気、会議の主旨、ゴール、時間などなど、色んな観点から観察をさせていただくと、見えてきたのは、会議に困っている会社様の特徴として、大きくは二つ見えてきました。

一つは、報告会になっているだけであること。情報共有と言いながら、参加者は資料に目を通すだけで、疑問も持たない。それなら別に「事前に資料を配って読んでおいてね。当日疑問があれば聞いてください」として「資料読んで疑問や、気になる点はどこですか?」で無ければ終了。5分もかからず終了となる。それを資料の説明含め2時間もされました。この報告のためだけに作られた資料。この資料作るのにどれだけの時間をかけたんだろう?

もう一つは、会議の決裁権を握っている人が既に答えを持っているとき。「同意」という形をとるためだけの会議になっていて、実際には意見なども「説得」されて終了。結局答えは決まっているという場合。参加者としてはモチベーションもあがるはずもないかなと感じました。「最初から決まってるなら、最初からこうしたいけどどうだ?」と聞けばいいのにと思っているだろうなという表情をしている方々が何人も見受けられました。

会議の形態は色々あると思います。目的も情報共有、ブレーンストーミング、問題解決、ビジョン共有、チームビルディング、それらの複合型などなど。
けれども、企業が会議をする場合、その時間はお給料が支払われているので、投資の時間です。

その後の行動や思考の変化に影響がなかったとしたら、極論的に言うとその投資は無駄になる可能性もあるのかもしれません。
そう、どんな会議であろうと、「この先に影響を与えるため」に行なっているという事には間違いないのではないでしょうか。

だとしたら、「先の事に繋がる会議」にすればいいんですよね。
情報共有も、先に繋がる情報は何なのか。それを共有して、これからどうしていきたいのか。共有したことで皆が行動していくこと、思考していく事は何なのか。
問題解決も、課題を今後どうしていきたいのか。そのために何をするのか。
そうなれば、会議は一人ひとりが先の事を思考する癖もついていき、過去の事例が必要であれば、そこで共有する情報として見えてくる場合もあるでしょう。

今日、この事を真面目に語りたくなったのは、その会議に参加している一人がどうも様子がおかしかったので、聴いてみると「僕は新入社員で、覚える事が沢山あるのに、訳の分からない情報共有とかで時間を割かれ、自分の仕事が進まなくて、挙句の果てに『やってない』と叱られる。この会議に内容の解らない僕の居る意味はないし、このままでは仕事でも要らないと言われてしまう。ここに居るたびに、僕のクビが近くなってくるようで泣けてきます。」と話してくれました。

私は話を聴きながら「会議に参加しなかったら、その間に何をしたいの?」と聴きました。「僕は営業なので、とにかくお客様の訪問件数を増やしたいです。自分の中で毎日30件は回ろうと決めているけれど、2日に1回はこんな会議があり、2時間から、長いと半日とられて、半日で30件だと、名刺置いてきて終わりなんです。10件しか行けない日もあります。」と悔しそうです。

その思いも理解できるので、会議に参加しなさいと指示を出している先輩に話を聴いてみると、「まだ仕事ができないので、僕の代わりに参加させています。」との事。部下の思いを伝えると、「僕だって意味は無いと思っています。でも、誰かが参加するなら、誰でもいいじゃないですか」と怒り気味でした。

更に「会議参加を要請されているあなたが参加した時と、彼が参加した時では何か違いますか」と聴きました。「そりゃ、内容がわかる僕が参加したら、気になる部分もありますから違うでしょうね。でも、結局参加しても、答えは決まってるから解らない奴が参加した方がすんなりいくんですよ。」との事。

一連の流れを聴いて、会議自体が意味をなしてない事が解りました。根深いなと思いながらも、会議の運営を頼まれた意図をようやく理解できたのでした。
しかし、運営者が変わったところで変化することが考えにくかったので、会議そのものの目的やゴールなどの設定、それに投資しても良い時間なども考えたら、今までの会議の中で不要な時間も算出でき、結局、集まって会議をするためには30分で○○について話せれば良いというシンプルなものになりました。

変化する会議のために、それら目的やゴール、事前に準備しておいて欲しい手元資料と、事前にみんなに知ってほしいものは事前配布するように依頼をして、メンバーも小規模(その時は7名)にしてスタートしました。当然のように新人君の姿はありませんでした。

始まって数分後の変化。現状の課題に対して激論スタート。
その5分後「現状の話で対立があるように見えますが、目指している所はどこですか?」と私から確認。
すると目指している所が同じであることの確認はできました。その時、ふと別のまだ若いメンバーが「それであれば、こういう方法もあると思いますが、どうなんでしょうか。現状の対立よりも、違う策を考えてみるというのもあっていいのではないでしょうか。」と発言がありました。

「おおっ」というどよめきと、前のめりになって対立し始めていた空気が、背筋を伸ばし、大きな呼吸をし、和らいだ表情になりました。

その後、違う方向の話になった途端、議論は更に活発化し、全く違う行動案を2つ生み出しました。今週Aをやってみて、ちょっとデータをとってみよう。次回までには、このデータを○○君まとめておいてくれないか。で、B案も捨てがたいけど、予算が掛かりそうだから、これは××君、予算組みの案作ってみてくれない?
明らかに今までパワーでリードしてきたリーダーの最終的な指示も変化していました。
「今日の会議は今35分、5分オーバーになってしまってすみません。でも、やってみてどうでしたか?」と最後に尋ねました。すると、こういう会議がやりたかったんだ。まさか別の案を出してみるという発想が出てくるとは思わなかった。」「リーダーの●●さんが、頼もしく感じました」など、色んな感想がでましたが、結局先に向かって話をすると、今までの情報が共有というよりも、リソース(資源)に変化していく感覚さえ感じられました。

すごく変化した会議を見ていて、興奮したのもありますが、参加者一人ひとりの思いが、その会議に向かえる状態を作ると、こんなにパワフルになるんだなという事を改めて感じたので、(内容についてはNGとなりましたが)シェアさせていただく許可が出たので早速書かせてもらいました。

効率の良い会議って、ただ目的が明確でなく、その先に繋がっていくものになるのかどうかなのかなと感じたのでした。
しかも、大人数だから良いというものでもないのでしょうね。その先7名の話し合いが、すぐに行動に落とされ、他の人も巻き込んでいくことになったのですから。

前の職場での変化もこのあたりにあったんだなと改めて感じられ、その事がやっと言葉になったので、書かせていただきました。
皆様の会社では、会議が有効な投資となっていますか。

 お問い合わせはこちら

 - コーチング, リーダーシップ, 組織の活性化 , , , , , , , , , , , ,