先日、とある組織のミーティングに参加させていただきました。その時に、どれだけIT化が進んだとしても、直接のコミュニケーションは無くせない貴重なものであることを認識しました。
そのミーティング以前に何度となくやり取りをメールにてさせていただいていたのですが、実際に言葉を交わしながらミーティングすると、その背景が見えてきたり、感情が一緒に伝わってきたりします。
違う局面を目の当たりにすると、どうやら組織内で飛び交っていた情報自体も変化しているのか、元々違うようにも感じられました。
そこで、以前同じ組織の別の方と確認していた内容を、再度確認してみようと思い、ミーティングの席で再度担当者に確認をしてみました。
すると、以前のお話と違う部分がはやり多いのです。
私が適当に聴いていたのかな？と思い、その場では繰り返して聞き違いがないのか確認しただけで、後ほど（以前情報共有していた別の方に）確認することとしました。
どうもミーティングをしてみて、初めて明らかになることなども出てきて、メール等では確認できないものもあるんだなと感じました。
メールなどだと、確かに「言った」「言わない」はなくなりますが、補足や覚書としての意味であって、それが主をなすと、情報量が多すぎて見えない部分も出てくると思います。或いは、読んだけれど読めてない部分もあると思います。
つまり、目だけに頼るしかないからです。
しかし、実際に顔を合わせてのミーティングは、文面以外に表現されるものも含めて見えてきます。また、五感を通じて伝わってきます。
今の時代は、ITもビデオチャットのように、画像もみながら会話ができるとは言っても、まだまだメールに頼りすぎている部分も多いように感じます。こうしたメール以外のリアルに近いツールをどう活用していくかも課題なのかもしれません。
とある企業では、メールを送信しても、上司への報連相は口頭で20秒で行うという徹底ぶりです。
また別の企業では、報告のメールの文面には、必ずその時自分がどう感じたのかを書くことを徹底しているところもあります。
また別のところでは、世界に散らばっている方々が、Skypeのビデオチャットを使って、メールでやりとりされた内容の確認も含め、会議をされているようです。
こうした企業様では、やり方は色々あるにしても、やはり情報共有がしっかりされているという印象を受けました。
これらは、メールだけに頼る事の補足をどう行うかを考えた結果なのだと思いますが、やはりリアルに勝るものはないんだなと、今回感じさせてもらいました。
ある企業でも、従業員100名強の社員が、毎日メールのみで情報共有し、「メール流してありましたよね」「確かに来てた気がする」なんて会話を繰り返しています。この企業では、100名がCCやBCCを使うために、一日のメールの量が半端無く、それだけで2時間は時間を費やすと話していました。
言葉でかわせば済む内容の事さえメールで流れるから、見落としがあったり・・・。
今回関わらせていただいたミーティング自体は20名位の組織だと思います。（ミーティング参加者は片手で足りる人数です。）
にも関わらず、メールでのやりとりが多すぎて、見えなくなっている部分が多かったんだろうと、想像しました。
メールが悪いわけではなく、どれだけ便利になっても、直接向い合って話すこと（或いは、文字だけに頼らない方法でのやりとり）の大切さも忘れてはならないと改めて感じさせてもらいました。
これから、ITをどう活用し、どう誤差を少なくしながら、共有をしていくのか。
ITが発達すればするほど、考えていかなければならないんだろうなと感じました。
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